Spausdinti

Kaip parengti IT sistemas

Verslo įmonių informacinių sistemų pritaikymas darbui su euru Euro įvedimas Lietuvoje neišvengiamai palies verslo įmonių valdomas informacines sistemas, kuriose šiuo metu atliekami įvairūs veiksmai su piniginiais vienetais – litais. Paprastai tai informacinės sistemos, kuriose išrašomos ir apdorojamos sąskaitos, apskaičiuojamas darbo užmokestis, vykdoma finansų apskaita, prekių pirkimas ar pardavimas, bilietų užsakymas ar pardavimas, atsargų kontrolės apskaita ir t. t. Be to, darbui su euru turės būti pritaikyta įmonių naudojama techninė įranga, kuria apdorojami grynieji pinigai (kasos aparatai, įvairūs pardavimo terminalai ir pan.), ir su šia įranga tiesiogiai susietos informacinės sistemos. Todėl labai svarbu laiku pritaikyti verslo naudojamas informacines sistemas darbui su euru ir užtikrinti, kad euro įvedimas nesukeltų neigiamų pasekmių įmonei. Kuo daugiau informacinėje sistemoje atliekama funkcijų, susijusių su piniginių vienetų informacijos apdorojimu, tuo anksčiau turi būti pradėta rengtis pritaikyti informacinę sistemą darbui su euru.

Padėties įvertinimas

Įmonės visų pirma turėtų sudaryti sąrašą, į kurį reikėtų įtraukti informacines sistemas, kurios dėl euro įvedimo turės būti modifikuojamos, ir techninę įrangą (pvz., kasos aparatus, mokėjimo terminalus ir pan.), kuri turės būti pritaikyta arba atnaujinta.

Kad įmonėms būtų lengviau įvertinti, kokias informacines sistemas ir techninę įrangą reikia pritaikyti darbui su euru, pateikiame kontrolinį klausimyną:

  • Ar įmonė naudoja informacines sistemas, kuriose atliekamos operacijos ar saugomi duomenys, išreikšti litais?
  • Ar įmonėje naudojama techninė įranga, kurią paveiks litų keitimas į eurus, pavyzdžiui, kasos aparatai ar pardavimų terminalai?
  • Ar naudojama informacinė sistema gali dirbti daugiau nei su viena valiuta?
  • Ar informacinė sistema leidžia nustatyti (pakeisti) valiutų kodus?
  • Ar galima informacinėje sistemoje visiškai konvertuoti litus į eurus, pakeičiant laukų pavadinimus, ar būtina informacinėje sistemoje sukurti papildomus laukus?
  • Ar informacinėje sistemoje naudojamos vartotojo sąsajos, kuriose sujungiami skirtingų informacinių sistemų duomenys? Jeigu taip, ar būtina dėl minėtos sąsajos keisti valiutą visose sistemose vienu metu, ar tai galima atlikti etapais?
  • Ar informacinės sistemos yra sujungtos su verslo partnerių sistemomis ir ar jas pritaikius darbui su euru jos ir toliau bus sujungtos? Ar iš šių sistemų ir į jas perduodami duomenys išreikšti litais?

Atsakymai į šiuos klausimus padės įmonei įvertinti, kokios informacinės sistemos bei techninė įranga ir kokia apimtimi turi būti pritaikytos darbui su euru. Siekiant tiksliai atsakyti į šiuos klausimus, įmonėms rekomenduojama kreiptis į jų naudojamos programinės įrangos ar informacinių sistemų kūrėjus arba į informacinių technologijų specialistus. Toms įmonėms, kurios tvarko ir naudoja mokėjimų informacines sistemas, rekomenduojama kreiptis ir į kredito bei mokėjimų įstaigas. Be to, siekiant tinkamai parengti naudojamas informacines sistemas bei techninę įrangą darbui su euru ir išvengti nepageidaujamų padarinių, būtina konsultuotis ir derinti informacinių sistemų pritaikymo darbus su verslo partneriais, su kuriais automatizuotai keičiamasi duomenimis.

Bendrieji informacinių sistemų pritaikymo darbui su euru principai

  • Naudojamos informacinės sistemos, atsižvelgiant į jų apimtį, gali būti pritaikomos, atnaujinamos arba keičiamos naujomis informacinėmis sistemomis, siekiant įvykdyti visus reikalavimus, susijusius su euro įvedimu. Rekomenduojama, kad bet kokia nauja programinė ir kita įranga, kurią mažos ir vidutinės įmonės įsigis rengdamosi euro įvedimui, būtų iš karto pritaikyta darbui su euru. Taip nereikės gaišti laiko papildomai pritaikymo veiklai ir bus išvengta papildomų išlaidų.
  • Tikslinga apsvarstyti galimybę informacinės sistemos pritaikymo darbui su euru veiklą sujungti į didesnės apimties informacinių technologijų kūrimo ar diegimo projektą (jeigu toks įmonėje yra planuojamas). Toks darbų sujungimas padėtų sumažinti informacinių sistemų pritaikymo darbui su euru sąnaudas. Kitas galimas sprendimas – visą dėmesį skirti tik informacinių sistemų pritaikymo darbui su euru veiklai, o kitą informacinių technologijų kūrimo ar  diegimo veiklą atidėti vėlesniam laikotarpiui.
  • Būtina atkreipti dėmesį į tai, kad turi būti užtikrintas informacinių sistemų, turinčių sąsajų su kitų įmonių (verslo partnerių, tiekėjų ir pan.) informacinėmis sistemomis, suderinamumas ir veiklos tęstinumas po euro įvedimo dienos.
  • Prieš galutinai konvertuojant istorinius duomenis į eurus, patariama pasidaryti visų duomenų kopijas, kad prireikus jie būtų prieinami.
  • Rekomenduojama siekti, kad informacines sistemas pritaikant darbui su euru nebūtų keičiamos esamos informacinių sistemų funkcinės galimybės.
  • Siekiant užtikrinti tinkamą informacinių sistemų veikimą nuo pat pirmos euro įvedimo dienos, visi informacinių sistemų pakeitimai turi būti kruopščiai ir kelis kartus testuojami. Siūlome testavimą atlikti ir užbaigti kiek įmanoma anksčiau (pvz., prieš du mėnesius iki euro įvedimo dienos), kad būtų laiku atlikti visi būtini informacinių sistemų pertvarkymo darbai.
  • Būtina atkreipti dėmesį, kad prekių ir paslaugų kainų skelbimas elektroninėje erdvėje reglamentuojamas Lietuvos Respublikos euro įvedimo Lietuvos Respublikoje įstatyme (toliau – Euro įvedimo Lietuvos Respublikoje įstatymas) ir Prekių ir paslaugų kainų nurodymo dvejopo kainų skelbimo laikotarpiu rekomendacijose, patvirtintose ūkio ministro įsakymu.

Finansų valdymo informacinių sistemų pritaikymas darbui su euru įmonėse

Įmonės iki euro įvedimo dienos turi pasirengti, kad jų naudojamos finansų valdymo, apskaitos, ataskaitų ir kitos informacinės sistemos būtų pritaikytos prie atsiskaitymų, apskaitos ir atskaitomybės rengimo eurais ir kad būtų užtikrintas šių sistemų veiklos tęstinumas po euro įvedimo dienos. Pritaikant informacines sistemas, kuriose tvarkomi įmonių finansiniai duomenys, būtina atkreipti dėmesį į šias aplinkybes:

  • informacinėse sistemose formuojami įvairūs laikotarpio, pasibaigsiančio iki euro įvedimo dienos (prireikus – ir ankstesnių laikotarpių), ataskaitiniai dokumentai (finansų, statistikos ir kitų rūšių ataskaitos, deklaracijos, pažymos ir kt.), neatsižvelgiant į duomenų pateikimo datą, turi būti rengiami ir teikiami valstybės institucijoms sumas nurodant litais, o dokumentuose, kuriuos formuojant bus naudojami duomenys po euro įvedimo dienos, – eurais;
  • rekomenduojama nuo euro įvedimo dienos, atliekant finansinius skaičiavimus arba formuojant ataskaitinius dokumentus eurais, informacinėse sistemose nekeisti algoritmų ir naudoti laikotarpių iki euro įvedimo dienos duomenis, perskaičiuotus į eurus;
  • konvertuojant ankstesnių laikotarpių duomenis iš litų į eurus, siekiant išvengti klaidų, būtina užtikrinti, kad tie patys duomenys būtų konvertuojami vienodu būdu visais atvejais. Įmonėms dažnai tenka lyginti įvairius finansinius duomenis su ankstesnių laikotarpių duomenimis, dėl to lyginimo tikslais ir ankstesnių laikotarpių duomenys turėtų būti konvertuojami iš litų į eurus;
  • finansinėse informacinėse sistemose dažnai naudojamos kritinės arba ribinės reikšmės, kurias pasiekus informacinė sistema aktyvuoja tam tikras procedūras. Šias kritines reikšmes taip pat reikia konvertuoti į eurus, siekiant išvengti nepageidaujamų informacinės sistemos veiksmų;
  • euro įvedimo dieną turto, įsipareigojimų, nuosavybės likučių ir kitas litais išreikštas galutines sumas rekomenduojama perskaičiuoti į eurus, prieš tai duomenis informacinėse sistemose išsaugojus litais.

Naudingas dokumentas: Lietuvos banko patvirtintame Išankstinio eurų banknotų ir monetų pirminio ir antrinio paskirstymo tvarkos apraše nustatyta išankstinio eurų banknotų ir monetų pirminio ir antrinio paskirstymo nuo 2014 m.  spalio 1 d. iki euro įvedimo Lietuvos.